契約の仕方について

次に電話代行契約の申し込みからサービスの開始までの流れについて簡単に説明します。申し込みをする前に契約したい会社に問い合わせをして詳細を確認し、疑問点や不安な点はなるべくクリアにしておきましょう。またお試し期間がある場合はぜひ活用して実際のサービスがどのように行われるのか確認しましょう。契約はメールフォームや電話での申し込みとなりますが、もし近くに代行会社の事務所があれば訪れてその場で契約するのも良いでしょう。

契約時に必要な書類は法人か個人かで異なります。法人契約の場合は登記簿謄本、担当者の身分証明書、印鑑証明書が必要となります。個人契約の場合は本人の身分証明書、住民票、印鑑証明書が必要です。ただ必要となる書類については各社によって若干違いますので問い合わせの際に確認をしてください。必要書類を提出した後で入会審査があり、それを通過すれば契約となります。入会審査にかかる期間は契約プランや会社によって異なりますので、ある程度余裕をもって申し込みをすることをおすすめします。その後、郵送で契約書類が送られてきますので指定された書類に捺印の上、返送する形で契約の締結となります。電話代行であれば早ければ契約日の翌日からサービス開始となります。他のサービス(ネットショップ受付代行やフリーダイヤルのレンタルなど)では契約日から10日前後ぐらい時間がかかる場合もあります。いずれも電話局の工事のみでサービスを受けることができるので工事の立ち合いは不要です。

代行会社選びのポイント

まず、電話代行サービスを申し込むにあたって気になるのが料金ですが、1ヶ月あたりの料金はおよそ1万円前後~数千円台ぐらいですので社内に電話対応人員を雇うよりもずっと安上がりと言えます。しかし、単に安ければよいというのではなく料金とサービス対応の範囲をセットで検討するべきです。最初に、基本料金でどこまで対応してくれるのか確認しましょう。一般的な電話対応業務は基本料金に含まれるが、それ以外の例えば窓口業務などはオプション料金がかかるというケースもあります。ですからどんな内容の業務を代行依頼したいのか明確にした上で基本料金でのサービス範囲とオプションを付けた場合の料金も考慮に入れて各社の料金プランを比較し、一番ニーズに合ったものを選ぶとよいでしょう。

しかし、申し込みをしたいけどそれが本当に使えるサービスなのかどうか不安があると思います。実際、依頼してみたらこんなはずじゃなかったという事態は避けたいもの。こうした事態を避けるために、無料お試し期間を設けている電話代行サービスを利用してみると良いでしょう。無料のお試し期間は2週間だったり1ヶ月だったり各社によって異なりますが、この間にサービスをフル活用してスムースに対応ができるかどうか確認します。無料期間後に契約を継続しない場合は、期間中に更新キャンセルの連絡をしておきましょう。一般的な電話代行サービスではキャンセルの連絡がない場合、自動更新される可能性がありますので、事前にしっかり確認しておきましょう。

電話対応=会社の顔

どんな業種・職種においても、ビジネスをする上で電話対応は不可欠です。電話対応の良し悪しがそのまま会社のイメージを決定づけてしまうほどまさに会社の顔と言えます。上手に電話応対をしてくれるスタッフが社内に常にいればよいのですが、いろいろな事情でそれが難しい場合があります。たとえば個人事業や小規模の企業の場合、社内に電話応対してくれる秘書やスタッフを雇うのは高いコストがかかるため乗り気ではない。しかし他の業務で忙しく、なかなか自ら電話応対業務まで手が回らなかったり、席を外していて電話を受けられなかったりすることがあるため代わりに電話対応してくれる人はやはり必要です。そのようなニーズに合わせて、電話対応を外注する電話代行サービスというものがあります。

電話代行サービス自体は昭和40年代からあり、多くのサービス会社が存在します。サービスの種類としては、主に不在時などに会社にかかってきた電話に代わりに出て対応し要件や伝言を受けて依頼者まで連絡してもらうサービス、あるいは広告や求人、商品などの顧客からの問い合わせ窓口としてのサービスがあります。各電話代行サービス会社が様々な料金プランとサービス内容を打ち出していますので、いろいろ比較検討して、自分のニーズに最も合った会社と料金プランを選ぶ必要があります。効率よく電話代行サービスを利用してビジネスをさらに成功させるべく、ここでは電話代行サービスを申し込む際に気を付けるべき点について解説します。